Por Juliana Zanolli, WebArtigos.com, 08.03.2007
O objetivo de fazer um projeto é obter ou estabelecer algo novo, apostar, correr o risco. Projetos livres de riscos já foram realizados. Terminar tudo no prazo acertado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam é o que se espera de qualquer organização. Porém, garantir o sucesso dos projetos continua sendo notoriamente difícil. Saber lidar com os riscos é um fator decisivo para o sucesso ou fracasso do projeto. Para fazer decisões eficientes, é necessário ter mão nos riscos que o projeto enfrenta e claras estratégias para os tratar ou eliminar. Portanto risco é tudo o que pode estar entre nós e o sucesso, e que é atualmente incerto ou desconhecido.
Nem sempre é possível eliminar os riscos por completo, mas podemos nos esforçar para reduzir a probabilidade de que os riscos se concretizem, ou para mitigar as suas conseqüências negativas.
A Gestão de Riscos aplicada em projetos consiste na identificação, classificação e quantificação dos riscos, bem como na definição, planejamento e gerenciamento das ações de resposta a estes riscos.
Os principais benefícios da Gestão de Riscos são a minimização da probabilidade de eventos adversos aos objetivos dos projetos, ampliando assim as chances de sucesso destes. Fala-se também de "oportunidade" como o "risco com sinal trocado", isto é, evento incerto e futuro que pode ampliar o sucesso de um projeto. A Gestão de Riscos inclui a busca da maximização da probabilidade e consequência das oportunidades em Projetos.
O primeiro estágio na Gestão de Risco consiste em identificar os riscos. A identificação dos riscos consiste em determinar os riscos que podem afetar o projeto e documentar suas características. É de responsabilidade de cada participante do projeto, desde os executivos seniores até os membros da equipe, o pessoal de vendas e demais interessados diretos identificar os riscos que envolvem o projeto. Ao identificar os riscos, elimina-se o fator surpresa, aumentando assim a eficácia e a eficiência ao tratar as conseqüências. A identificação dos riscos é iterativa pois novos riscos podem ser conhecidos conforme o projeto se desenvolve e devem ser acompanhados durante todo seu ciclo de vida.
Os riscos podem ser identificados segundo uma estrutura analítica de riscos. Esta estrutura pode variar de acordo com a política da empresa ou de acordo com o tipo de negócio. Os riscos podem ser Técnicos (Requisitos, Tecnologia, Complexidade e Interfaces, Desempenho e Confiabilidade e Qualidade), Externos (Subcontratados e Fornecedores, Regulamentações, Mercado, Cliente, Clima), Organizacionais (Dependências do projeto, Recursos, Financiamento, Priorização), Gerenciamento (Estimativas, Planejamento, Controle, Comunicação) ou podem ser de outras naturezas não descritas aqui. O resultado desta identificação é um registro que contém uma descrição detalhada de todos os riscos identificados.
Como técnicas de identificação de riscos podemos citar brainstorming, checklists, relatórios de projetos já concluídos e a análise cuidadosa das premissas básicas que nortearam o planejamento inicial.
Após a identificação os riscos são analisados quanto a probabilidade de ocorrência dos eventos associados a esses riscos e o impacto que terão caso os mesmos se materializem. A avaliação precisa ser feita para as três principais dimensões dos riscos de projetos: escopo (qualidade), prazos e recursos (orçamento). O propósito da avaliação de riscos é priorizá-los quanto a sua criticidade.
O planejamento das respostas aos riscos é o processo de desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. As respostas deverão ser adequadas a sua importância.
Na fase de tratamento dos riscos, implantam-se medidas para evitar ou reduzir os riscos. Entre elas se incluem os planos de contingência, as ações para evitar os riscos, as medidas para minimizar os riscos, a transferência dos riscos para terceiros e a aceitação dos riscos. A prevenção de um risco envolve mudanças no plano de gerenciamento do projeto para eliminar a ameaça apresentada por um risco adverso, para isolar os objetivos do projeto do impacto do risco ou para flexibilizar o objetivo que está sendo ameaçado, como extensão do cronograma ou redução do escopo. Nem sempre os riscos podem ser eliminados por completo. Mas é possível mitigar, reduzindo a probabilidade e/ou impacto de um evento de risco adverso até um limite aceitável. A realização de ações para reduzir a probabilidade e/ou impacto de um risco é mais eficaz que reparar os danos após a ocorrência. Quando não for possível reduzir a probabilidade, uma resposta de mitigação poderá abordar o impacto do risco se concentrando nas ligações que determinam a gravidade.
Quando a equipe do projeto decidi não mudar o plano de gerenciamento do projeto para tratar um risco ou que não consegue identificar qualquer outra estratégia de resposta adequada, o risco é aceito pelo projeto e a estratégia de ação ativa mais comum é estabelecer reservas de contingências, inclusive recursos, tempo e dinheiro.
A transferência do risco exige a passagem do impacto negativo de uma ameaça para terceiros, juntamente com a propriedade de resposta. Esta transferência confere à outra parte a responsabilidade por seu gerenciamento, mas não elimina os riscos. A transferência de risco é mais eficaz quando está relacionada à exposição a riscos financeiros. Exemplo disso é se fazer um seguro relacionado ao risco identificado.
Os planos de contingência não controlam um risco diretamente, mas fornecem planos prontos para serem implementados após a ocorrência do risco. São um exercício muito útil, já que, segundo uma regra prática geralmente aceita, solucionar um problema depois que ele ocorre é dez vezes mais caro do que desenvolver um plano emergencial com antecedência.
O produto final do processo de análise e avaliação de riscos é um registro priorizado dos riscos, com atribuição de responsabilidades e a definição de planos de ação.
A gestão de riscos é essencial em todo o projeto, e se não for iniciada com a definição dos requisitos, pode criar grandes dissabores, quer a nível de expectativas de usuários, clientes e gestores, quanto ás funcionalidades, quer a nível de budget, timing e qualidade do projeto.
