Faculdade On-Line UVB
Administração de Projetos
Aula Nº 10 – Planejamento da Comunicação
O bordão de um apresentador de TV ficou muito conhecido em sua época, pois dizia o seguinte: “quem não se comunica se trumbica”. Este raciocínio é perfeitamente válido também para o ambiente de projeto.
O gerenciamento da comunicação é uma das funções essenciais na administração de projetos, a qual pode influenciar dramaticamente em seus resultados.
Uma das principais atribuições do administrador de projetos é manter informados os stakeholders (equipe, patrocinador, cliente, fornecedores, entre outros) em relação ao progresso do projeto, pois ao longo do projeto será produzida uma grande quantidade de informações, as quais informarão Administração de Projetos a respeito do seu andamento.
A melhor forma de se manter informados todos os envolvidos com o projeto é desenvolver um plano de comunicações e implementá-lo adequadamente.
Para executar esta atividade, o administrador do projeto deve analisar as necessidades de informação de cada um dos envolvidos de modo que possa desenvolver um plano que informe o status e as previsões relativas ao desempenho do projeto durante todo seu ciclo de vida.
Desta forma, o gerenciamento da comunicação no projeto trata da geração, coleta, formatação, armazenamento e distribuição da informação, de maneira que esta possa ser utilizada convenientemente por quem a receber.
Neste processo, o tempo é variável muito importante. É preciso ter em mente que os stakeholders devem receber informações atualizadas para que possam decidir a partir delas. A comunicação mantém todos os envolvidos em circuito permanente, pois evita surpresas desagradáveis e constrói confiança no progresso e sucesso do projeto.
Normalmente, as pessoas não reclamam por receberem muita informação, mas se ressentem de receber menos informação do que julgam necessário. Por isso, o Plano de comunicações é vital para o sucesso do projeto.
Nos projetos pequenos, o processo de comunicação é simples e não requer muito esforço. A comunicação torna-se mais complexa à medida que os projetos aumentam de tamanho e envolvem mais pessoas. Grandes projetos exigem planejamento antecipado, principalmente considerando as necessidades específicas de cada stakeholder.
Comunicar eficientemente significa fornecer a informação necessária (e nada mais) na hora certa, e no formato certo.
Pontos importantes a considerar:
Alguns pontos devem ser observados ao se elaborar um plano de comunicações do projeto:
1 Mantenha a informação o mais simples possível;
2 Identifique todos os stakeholders internos e externos;
3 Forneça a informação no momento em que é necessária;
4 Saiba ouvir;
5 Planeje bem as apresentações;
6 Elabore relatórios de progresso;
7 Evite impor barreiras;
8 Procure deixar acessíveis as informações essenciais: faça indexações e utilize, na medida do possível, arquivos on-line, atualizando-os regularmente.
Etapas do processo de Gerenciamento da Comunicação
Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para receber e enviar informações de modo que entendam que a comunicação afeta o projeto como um todo.
De acordo com o PMI, podemos desdobrar o processo de comunicação do projeto em quatro tópicos principais:
• Planejamento da comunicação - Analisa as necessidades de informação de cada stakeholder – quando e como eles devem recebê-la.
• Distribuição da informação - Processo pelo qual a informação é fornecida no momento certo para o stakeholder que necessitar dela.
• Relatórios de desempenho – Servem para coletar a informação de progresso do projeto e distribuí-la de maneira que seja útil.
• Fechamento administrativo - Obtém e distribui a informação necessária para encerrar o projeto ou uma fase sua.
Administração de Projetos
Aula Nº 10 – Planejamento da Comunicação
O bordão de um apresentador de TV ficou muito conhecido em sua época, pois dizia o seguinte: “quem não se comunica se trumbica”. Este raciocínio é perfeitamente válido também para o ambiente de projeto.
O gerenciamento da comunicação é uma das funções essenciais na administração de projetos, a qual pode influenciar dramaticamente em seus resultados.
Uma das principais atribuições do administrador de projetos é manter informados os stakeholders (equipe, patrocinador, cliente, fornecedores, entre outros) em relação ao progresso do projeto, pois ao longo do projeto será produzida uma grande quantidade de informações, as quais informarão Administração de Projetos a respeito do seu andamento.
A melhor forma de se manter informados todos os envolvidos com o projeto é desenvolver um plano de comunicações e implementá-lo adequadamente.
Para executar esta atividade, o administrador do projeto deve analisar as necessidades de informação de cada um dos envolvidos de modo que possa desenvolver um plano que informe o status e as previsões relativas ao desempenho do projeto durante todo seu ciclo de vida.
Desta forma, o gerenciamento da comunicação no projeto trata da geração, coleta, formatação, armazenamento e distribuição da informação, de maneira que esta possa ser utilizada convenientemente por quem a receber.
Neste processo, o tempo é variável muito importante. É preciso ter em mente que os stakeholders devem receber informações atualizadas para que possam decidir a partir delas. A comunicação mantém todos os envolvidos em circuito permanente, pois evita surpresas desagradáveis e constrói confiança no progresso e sucesso do projeto.
Normalmente, as pessoas não reclamam por receberem muita informação, mas se ressentem de receber menos informação do que julgam necessário. Por isso, o Plano de comunicações é vital para o sucesso do projeto.
Nos projetos pequenos, o processo de comunicação é simples e não requer muito esforço. A comunicação torna-se mais complexa à medida que os projetos aumentam de tamanho e envolvem mais pessoas. Grandes projetos exigem planejamento antecipado, principalmente considerando as necessidades específicas de cada stakeholder.
Comunicar eficientemente significa fornecer a informação necessária (e nada mais) na hora certa, e no formato certo.
Pontos importantes a considerar:
Alguns pontos devem ser observados ao se elaborar um plano de comunicações do projeto:
1 Mantenha a informação o mais simples possível;
2 Identifique todos os stakeholders internos e externos;
3 Forneça a informação no momento em que é necessária;
4 Saiba ouvir;
5 Planeje bem as apresentações;
6 Elabore relatórios de progresso;
7 Evite impor barreiras;
8 Procure deixar acessíveis as informações essenciais: faça indexações e utilize, na medida do possível, arquivos on-line, atualizando-os regularmente.
Etapas do processo de Gerenciamento da Comunicação
Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para receber e enviar informações de modo que entendam que a comunicação afeta o projeto como um todo.
De acordo com o PMI, podemos desdobrar o processo de comunicação do projeto em quatro tópicos principais:
• Planejamento da comunicação - Analisa as necessidades de informação de cada stakeholder – quando e como eles devem recebê-la.
• Distribuição da informação - Processo pelo qual a informação é fornecida no momento certo para o stakeholder que necessitar dela.
• Relatórios de desempenho – Servem para coletar a informação de progresso do projeto e distribuí-la de maneira que seja útil.
• Fechamento administrativo - Obtém e distribui a informação necessária para encerrar o projeto ou uma fase sua.
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